TIETOSUOJASELOSTE

Tämä tietosuojaseloste koskee sinun henkilötietojesi käsittelyä silloin kun olet meillä henkilöasiakkaana. 

REKISTERINPITÄJÄ

Sydmedi Oy Ab
Närpiöntie 16 B, 3 krs., 64200 Närpiö

Sydmedi Oy Abn asiakasrekisteri on yhteiskäytössä Sydmedin ja siellä toimivien terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta palvelun tuottajina.

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään? 

Käsittelemme tietojasi vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin

  • käsittely on tarpeen ennalta ehkäisevää tai työterveydenhuoltoa koskevia tarkoituksia varten, työntekijän työkyvyn arvioimiseksi, lääketieteellisiä diagnooseja varten, terveyshuollon hoidon tai käsittelyn suorittamiseksi
  • terveyshuollon palvelujen ja järjestelmien hallintoa lainsäädännön perusteella tai terveydenhuollon ammattilaisen kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti
  • käsittely on tarpeen hyvinvointipalvelujen tarkoituksia varten
  • annettujen suostumusten perusteella palveluista informoimisen ja markkinoinnin tarkoituksiin
  • palautteiden, viralliset selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien käsittely

Terveystietojen käyttöön liittyvät käyttötarkoitukset 

  • potilaiden tutkimusten, hoidon sekä ennaltaehkäisevän hoidon suunnittelu, järjestäminen, toteuttaminen ja seuranta
  • työterveyshuolto ja työkyvyn arviointi
  • terveydenhuoltopalveluiden tuottaminen ja niistä raportointi yrityksille, yhteisöille ja yksityishenkilöille
  • hoidon seuranta ja hoidollisen laadun ja vaikuttavuuden varmistamiseksi ja mittaamiseksi
  • rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi, laskutus ja perintä, auditoinnit sekä muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät
  • potilaalle tarkoituksenmukaisten tarkastusten ja hoitotoimenpiteiden arvioiminen ja niistä tiedottaminen (potilaan suostumuksella)

Viralliset selvityspyynnöt ja vaaratapahtumat 

  • Muiden virallisten selvityspyyntöjen käsittely jotka perustuvat EU:n tai Suomen lainsäädäntöön.
  • Vaaratapahtumailmoitusten käsittely silloin kun henkilö on ollut potilasturvallisuuteen liittyvän tapahtuman kohteena

Millaisia tietoja minusta kerätään? 

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietosi

  • Perustiedot
  • Suostumukset ja kiellot
  • Työnantajatiedot
  • Terveystiedot
  • Hyvinvointitiedot
  • Ajanvaraustiedot
  • Laskutustiedot
  • Virallisten selvityspyyntöjen ja vaaratapahtumien tiedot

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Terveystietojesi säilyttämisaika on Sosiaali- ja terveysministeriön asetuksen potilasasiakirjoista (298/2009) mukainen. 

Kuka käsittelee henkilötietojani ja minne niitä luovutetaan? 

Antamasi yhteisrekisterisuostumuksen perusteella Sydmedillä sinua hoitavat eri terveydenhuollon ammattilaiset.

Työterveyshuollossa ovat sinun työterveyden tietosi kaikkien työterveyshuoltoon osallistuvien ammattilaisten käytettävissä.

Kelan Reseptikeskus

  • Sähköiset reseptisi tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela. Lisätietoa www.kanta.fi.

Kanta Potilastiedon arkisto

  • Terveystietosi arkistoidaan Kelan ylläpitämään Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) ("asiakastietolaki") perusteella. Lisätietoa www.kanta.fi.

Lisäksi potilastietojasi voidaan luovuttaa Potilaslain (785/1992) 13§:n nojalla seuraavasti:

1.      Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö/organisaatio/hoitopaikka tai terveydenhuollon ammattihenkilö 

  • Sinun tutkimuksesi tai hoidon järjestämiseksi voidaan luovuttaa tarpeellisia tietoja sinun yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksiköille, antamasi suullisen tai kirjallisen suostumuksen tai asiayhteydestä muuten ilmenevän, potilasasiakirjaan merkittävän suostumuksen mukaisesti.

2.      Vakuutusyhtiöt

  • Lakisääteiset liikenne- ja tapaturmavakuutukset tarpeelliset tiedot luovutetaan vakuutusyhtiölle ilman suostumusta (lain perusteella)
  • Vapaaehtoiset vakuutukset: tarpeelliset tiedot luovutetaan antamasi suostumuksen mukaisesti

3.      Viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on tiedon saantiin laissa säädetty oikeus

  • Tuomioistuimelle, muulle viranomaiselle tai yhteisölle, jolla on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin, tiedot annetaan kirjallisen ja yksilöidyn pyynnön perusteella pääsääntöisesti lausuntoina ko. asian vaatimassa laajuudessa.

4.      Potilaan lähiomainen tai muu läheinen 

  • Jos olet tajuttomana tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana voi sinun lähiomaisesi tai muu läheisesi saada tiedon sinusta ja terveydentilastasi, jollei ole syytä olettaa, että olisit kieltänyt näin menettelemästä.

5.      Kuolleen henkilön tietojen luovuttaminen 

  • Salassapitovelvollisuus ja yksityisyyden suojan tarve jatkuu vielä henkilön kuoltua. Näin ollen myöskään kuolleen henkilön tietoja ei saa luovuttaa ilman laissa olevaa perustetta.

6.      Tutkimuskäyttö

  • Potilasasiakirjoihin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tieteelliseen tutkimukseen on voimassa, mitä Potilaslain 13.4 §:ssä säädetään.
  • Muu terveystietojen tutkimuskäyttö edellyttää sinun suostumustasi

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille, joka käsittelee henkilötietojen Sydmedin lukuun.

Henkilötietojasi ei käsitellä eikä luovuteta EU-alueen ulkopuolelle.

Mistä lähteistä tietoni kerätään? 

Sinulta itseltäsi

  • Sinun ilmoittamat tiedot. Jos olet alaikäinen myös sinun huoltajasi ilmoittamat tiedot

Hoitohenkilökunta

  • Tutkimuksesi ja hoitosi yhteydessä muodostuneet tiedot

Työantaja

  • Mikäli kulut työterveyshuoltosopimuksen piiriin niin työnantajasi ilmoittamat perustietosi, työpaikan yhteystiedot sekä tietoja koskevat muutokset sovituin väliajoin.

Toinen terveydenhuollon toimintayksikkö tai terveydenhuollon ammattihenkilö

  • Muista terveydenhuoltolaitoksista hankitut tiedot
  • Toimintayksiköltä annetun lähetteen perusteella tai ostopalvelusopimukseen perustuen laskutuksen oikeellisuuden tarkistamiseksi tiedot siitä, ketä on hoidettu, mitä toimenpiteitä tehty ja paljonko ne ovat maksaneet.

Muut tietolähteet

  • Vakuutusyhtiö tai työeläkeyhtiö

Sinun oikeutesi 

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

  • Voit tehdä kirjallisen tarkastuspyynnön koskien henkilötietojasi. Tarkastuspyyntölomakkeen saat Sydmedin toimipaikalta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

  • Voit tehdä kirjallisen oikaisupyynnön Sydmedin toimipaikkaan

Oikeus tietojen poistamiseen

  • Itse ilmoittamat tietosi voidaan poistaa sinun pyyntösi perusteella
  • Muilta osin:
    Terveystietojen säilytysaika määräytyy STM:n asetuksen mukaan. Tiedot poistetaan säilytysajan umpeuduttua.
    Muut tiedot poistetaan säilytysaika kohdassa mainitun ajan umpeuduttua. 

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

  • Sinulla on oikeus siihen, että Sydmedi rajoittaa käsittelyä, kun kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rajoitus toteutetaan potilastietojen salaamisella.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

  • Toinen terveydenhuollon toimija voi katsoa terveystietojasi Kanta-palveluiden kautta sinun itse antamien suostumusten ja kieltojen mukaisesti. Suostumuksia ja kieltoja voit ylläpitää Omakanta-palvelun kautta (www.kanta.fi)

Suostumuksen peruuttaminen

  • Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen voit peruttaa pyytämällä peruutusta toimipaikan asiakaspalvelusta.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

  • Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.
  • Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka.

Miten henkilötietoni suojataan?

Sydmedi käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Sydmedi valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Mihin voin ottaa yhteyttä? 

TIETOSUOJAVASTAAVA

Tietosuojavastaava Sofia Klemets
S-posti: etunimi.sukunimi@sydmedi.fi

POTILASASIAMIES

Sydmedin potilasasiamies on
Kristina Maars
s-postietunimi.sukunimi@narpes.fi 
puhelin 050- 3502023

Potilasasiamiehen tehtävänä on

  • neuvoa ja tarvittaessa avustaa potilaslain soveltamiseen liittyvissä asioissa mm. muistutuksen ja/tai potilasvahinkoilmoituksen tekemisessä
  • tiedottaa potilaan oikeuksista sekä toimia muutenkin potilaan oikeuksien edistämiseksi 

YRITYSASIAKASREKISTERI

REKISTERINPITÄJÄ

Sydmedi Oy Ab
Närpiöntie 16 B, 3 krs., 64200 Närpiö

Henkilörekisteristä vastaava henkilö:
Yksikönjohtaja Mikaela Lundell

Mihin tarkoitukseen henkilötietojani kerätään? 

Sydmedi Oy Ab:n yritysasiakasrekisterissä ylläpidetään olemassa olevien tai mahdollisten yritys- ja organisaatioasiakkaiden ja niiden sopimusyhteyshenkilöiden sekä muiden kontaktihenkilöiden tietoja. Yrityksellä tarkoitetaan tässä myös yhteisöjä.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavissa käyttötarkoituksissa:

  • Asiakassuhteen hoitaminen ja asiakaspalvelu sekä yritysasiakkaan sopimus- ja muiden kontaktihenkilöiden tietojen ylläpito
  • Asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
  • Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen
  • Asiakassuhteen analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut kokonaisasiakkuuden ja Sydmedin liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • Myynnin, markkinoinnin ja viestinnän hoitaminen, kehittäminen, kohdentaminen ja seuranta

Millaisia tietoja minusta kerätään? 

Käsittelyn kohteena olevat henkilötietosi

  • Nimi ja yhteystiedot
  • Nimike ja sukupuoli
  •  Vastuukuvaus
  • Sopimusyhteyshenkilön rooli yrityksessä
  • Suostumukset / kiellot markkinointiviestintään

 

Kuinka kauan tietojani säilytetään? 

  • Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin olet yritysasiakkaamme yhteyshenkilönä tai tietosi ovat aktiivisina.

Kuka käsittelee henkilötietojani ja minne niitä luovutetaan? 

Henkilötietojen käsittelyä voidaan ulkoistaa konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille 
palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja Sydmedin lukuun.

Yritysasiakasrekisterin tietoja ei luovuteta eteenpäin.

Henkilötietoja ei luovuteta eikä käsitellä EU-alueen ulkopuolelle

Mistä lähteistä tietoni kerätään? 

Sydmedi Oy Ab:n yritys- ja organisaatioasiakkaiden yhteyshenkilötiedot päivitetään Sydmedin sopimustietokantaan joko sopimusyhteyshenkilön tai henkilön itsensä tekemän ilmoituksen perusteella.

(Muiden organisaatioiden yhteyshenkilötiedot perustuvat Fonectan asiakastietokantaan, joka päivittyy kerran viikossa.)

Voinko peruuttaa antamani suostumuksen? 

Silloin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Pyynnön voit lähettää osoitteeseen info@sydmedi.fi

Sinun oikeutesi 

Sinulla on oikeus pyytää sinua koskevia henkilötietoja sekä sinulla on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista. Pyynnöt voi osoittaa osoitteeseen info@sydmedi.fi

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka

Miten henkilötietoni suojataan? 

Sydmedi käyttää asianmukaisia fyysisiä, teknisiä ja hallinnollisia suojakeinoja tietojen suojaamiseksi väärinkäytöksiltä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa tietoverkkoliikenteen kontrollointi ja suodattaminen, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä palvelujemme suunnittelussa, toteuttamisessa ja ylläpidossa tapahtuva riskienhallinta. Sydmedi valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Mihin voin ottaa yhteyttä? 

Tietosuojavastaava Sofia Klemets
S-posti: etunimi.sukunimi@sydmedi.fi